Enregistrement, transcription et rapport de participation au bout des doigts de l’organisateur
Une réunion Teams est un espace en ligne où les gens peuvent se réunir avec des flux audio et vidéo. Chaque espace ou fil de discussion possède un identifiant unique qui permet aux personnes de se connecter à la bonne réunion, et chaque espace possède son propre ensemble de ressources. Le chat est la ressource la plus basique et est disponible pour toutes les réunions ; les autres ressources comprennent une transcription, des fichiers partagés, une liste de présence, des notes, un tableau blanc et des enregistrements (une seule réunion peut avoir plusieurs enregistrements pour différentes parties de la réunion).
Récapitulatif de la réunion
Microsoft remanie la façon dont les utilisateurs locataires accèdent aux ressources pour les réunions via l’app calendrier avec ce qu’ils appellent un « récapitulatif de réunion ».
Le récapitulatif de réunion n’est disponible que pour les réunions privées. Il s’agit de réunions qui ne sont pas publiées dans un canal ou organisées de manière impromptue. En bref, l’onglet des détails d’une réunion consultée via l’appli Calendrier met en évidence trois ressources importantes pour faciliter l’accès des participants à la réunion. Ces ressources sont :
L’enregistrement de la réunion (si disponible).
La transcription (si disponible).
Le rapport de présence (seuls les organisateurs de la réunion peuvent accéder au rapport de présence).
Mise à jour des présences aux réunions
L’ancien rapport de présence contient des informations de base et n’est disponible que pendant un appel. Le nouveau rapport de présence contient plus de détails sur les participants qui rejoignent et quittent les réunions en ligne et peut être téléchargé sous forme de fichier CSV une fois la réunion terminée (il faut un peu de temps pour que le rapport soit généré). Seuls les organisateurs peuvent accéder au rapport de présence
Transcription et enregistrement en direct
Teams offre aux organisateurs et présentateurs de réunions les options de créer une transcription d’une réunion ou un enregistrement avec une transcription automatique.
L’enregistrement d’une réunion génère également une transcription capturée à partir de la conversation pendant la réunion. Lier un enregistrement et une transcription est probablement fait pour reproduire ce qui est disponible lorsque Stream génère une transcription automatique pour les enregistrements de réunions Teams conservés dans son magasin basé sur Azure. Cette fonctionnalité ne fonctionne pas lorsque Teams stocke les enregistrements sur OneDrive for Business, de sorte que la gestion de la transcription dans Teams est un remplacement direct de la fonctionnalité qui était auparavant fournie par Stream.
La transcription n’est actuellement disponible que lorsqu’une réunion se déroule en anglais. Stream prend en charge les transcriptions formées à partir de sous-titres automatiques générés pour le chinois, le français, l’allemand, l’italien, le japonais, le portugais et l’espagnol, il y a donc du travail à faire pour que Teams rattrape son retard.
Les participants à la réunion peuvent consulter la transcription en direct pendant et après la réunion et la télécharger à la fin de la réunion au format Word (DOCX) ou Web Video Text Track (VTT). Si nécessaire, l’organisateur de la réunion peut supprimer la transcription. Contrairement à Stream, vous ne pouvez pas actuellement modifier la transcription en ligne pour corriger les erreurs évidentes. Vous pouvez corriger les erreurs dans le fichier Word ou VTT et partager cette version.
Les enregistrements des réunions Teams ont récemment reçu une mise à jour pour prendre en charge la vue de la galerie 3×3 au lieu de la vue 2×2 précédente. La nouvelle vue est disponible pour les enregistrements de réunions de plus de cinq personnes avec des flux vidéo, que l’enregistrement soit stocké dans OneDrive for Business ou Stream.
La possibilité pour les organisateurs et les présentateurs de générer une transcription ou de créer un enregistrement de réunion est contrôlée par les paramètres Autoriser la transcription et Autoriser l’enregistrement sur le cloud dans la politique de réunion attribuée à leurs comptes. Les deux doivent être activés pour activer l’ensemble des ressources disponibles pour une réunion.
Accès des invités
Les utilisateurs invités n’ont pas accès à l’app Calendrier, ils ne peuvent donc pas utiliser le récapitulatif de la réunion. Les invités peuvent participer au chat de la réunion, mais ils auront besoin d’une autorisation pour accéder aux fichiers partagés dans la réunion.
Les invités peuvent se voir attribuer des autorisations pour consulter les enregistrements de la réunion, mais seulement si les fichiers sont stockés dans OneDrive for Business plutôt que dans Stream. Microsoft a modifié l’accès aux enregistrements pour permettre aux utilisateurs disposant d’autorisations de visualisation uniquement de consulter les enregistrements stockés dans OneDrive sans pouvoir télécharger les fichiers.
Si nécessaire, un organisateur peut télécharger le rapport de présence et la transcription et les mettre à la disposition des utilisateurs invités via OneDrive for Business.
