Vous émettez vos factures depuis des années où vous allez établir votre première facture pour votre premier client ? Peut-être, vous êtes-vous déjà demandés s’il y avait des règles particulières à respecter pour la numérotation de vos factures ?
Alors, lisez ces précieux conseils car nous allons vous fournir toutes les réponses aux questions que vous pourriez vous poser au moment de numéroter vos factures de recettes…
Quelles sont les principales règles ?
La première règle à respecter, en matière de facturation, est l’incrémentation des numéros de facture. Cela signifie que les numéros doivent se suivre (sans aucune rupture). Par exemple : la facture numéro 005 doit précéder la facture numéro 006, qui doit elle-même précéder la facture numéro 007 …
La deuxième règle est la numérotation chronologique. Si, par exemple, votre dernière facture établie le 05/08/2015 porte le numéro 005, alors la prochaine facture (portant le numéro 006) ne devra jamais être datée d’avant ce 05/08/2015.
La troisième règle est l’unicité des numéros. Cela signifie que vous ne devez jamais établir deux factures avec le même numéro.
La quatrième règle est l’intangibilité de vos factures. En d’autres termes, une fois que votre facture est remise à votre client, vous ne devez jamais la modifier (numérotation, montants …).
Un logiciel de facturation est-il obligatoire ?
Néanmoins, les prix des logiciels de facturation (appelés aussi logiciels de Gestion commerciale) sont devenus très abordables. Certains sont même gratuits avec des fonctionnalités basiques mais largement suffisantes pour débuter dans le respect des règles légales. De plus, vous en aurez irrémédiablement besoin si votre activité prospère et que, de fait, le nombre de vos factures augmente…
Comment dois-je numéroter mes factures de recettes ?
Il n’y a pas de système obligatoire dans la mesure où vous respectez les principes de bases évoqués ci-dessus.
Néanmoins, il est parfois conseillé d’utiliser, dans la première partie de la numérotation, un préfixe composé de la date d’émission de la facture sous un format de type « AAMMJJ » (pour AnnéeMoisJour) suivi du numéro « incrémentale » de la facture. Par exemple 150806-005 pour la facture n°005 émise le 06/08/2015.
Les numéros doivent-ils toujours se suivre ?
OUI ! Obligatoirement.
C’est un des principes fondamentaux évoqués ci-dessus.
Pour autant, puis-je créer une numérotation spécifique pour certains clients ?
L’utilisation d’une numérotation spécifique est autorisée par la loi. Elle est généralement utilisée lorsque la numérotation classique est incompatible avec l’organisation de l’entreprise.
Mais alors, comment créer des numérotations spécifiques ?
Prenons un exemple ; imaginons que vous ayez deux points de vente :
un commerce « classique » avec des clients pour lesquels vous établissez des factures « au comptoir »,
un site internet qui vous permet de vendre certains produits « à distance » et qui facture automatiquement et immédiatement vos clients sur le « net »
Dans ce cas, rien ne vous interdit de créer un préfixe pour chaque « point de vente ». Ainsi, vous pourrez identifier les factures de votre commerce « Classique » en rajoutant un préfixe « C » devant chaque numéro : C005, puis C006, puis C007 …
Comment numéroter un devis ?
Néanmoins, pour un meilleur suivi commercial de vos prospects, nous vous conseillons d’utiliser un système de numérotation (mais indépendant de celui utilisé pour la numérotation de vos factures).
Quelles sont les sanctions encourues ?
L’article 1737-II du Code Général des Impôts prévoit « que toute omission ou inexactitude constatée dans les factures (…) donne lieu à l’application d’une amende par omission ou inexactitude ». Le même article prévoit que « chacune de ces omissions ou inexactitudes est sanctionnée par une amende de 15 € » sans que le montant total de ces amendes ne puisse dépasser 25 % du montant total facturé.
Imaginez si votre comptabilité contient, chaque année, 150 factures et que chacune de ces factures comporte 2 erreurs (je vous laisse faire le calcul) …
