L’extrait K ou Kbis est un document permettant à une entreprise ou à un entrepreneur de justifier son inscription au RCS ou registre du commerce et des sociétés. Autrement dit, il vous permet de prouver votre existence légalement. Il est exigé dans de nombreuses démarches commerciales, administratives et juridiques relatives à l’activité de votre société. Qu’est-ce que c’est exactement ? À quoi sert-il ? Qui est concerné ? Lisez cet article pour en savoir plus sur le sujet.
Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?
L’extrait kbis est considéré comme la carte d’identité de votre société. Il convient de noter qu’il est indispensable dès la création de votre entreprise. C’est le seul document attestant votre immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Par conséquent, il indique que vous pouvez commencer votre activité en toute légalité. Vous faites un délit de travail dissimulé si vous ne possédez pas ce document. En général, l’extrait Kbis est indispensable dans les cas suivants :
- une candidature à un appel d’offres public ;
- l’achat d’outil professionnel auprès d’un distributeur ;
- la location d’un local commercial ;
- l’ouverture d’un compte bancaire, etc.
Sachez que depuis novembre 2021, l’extrait kbis n’est plus exigé pour certaines démarches administratives, le numéro SIREN suffit (un identifiant composé de 9 chiffres) amplement.
La validité de l’extrait Kbis
Concrètement, l’extrait K ou Kbis n’a pas de date d’expiration. Quoi qu’il en soit, les fournisseurs, les partenaires financiers et les organismes exigent toujours un document datant de moins de trois mois. Par conséquent, il est conseillé de choisir l’option « envoi périodique » sur le site infogreffe.fr afin de faciliter vos démarches administratives.
Quelle est la différence entre le Kbis et le Lbis ?
Le Kbis est principalement destiné au principal établissement de la société. Pour les établissements secondaires, vous avez besoin d’un document Lbis.
Qui est concerné par l’extrait Kbis ?
Toute personne physique ou morale immatriculée au RCS (exerçant une activité commerciale et agricole) doit avoir un extrait K ou Kbis. Il peut s’agir :
- des sociétés à responsabilité limitée ou SARL :
- des sociétés anonymes ou SA ;
- des groupements d’intérêt économique ou GIE ;
- des exploitations agricoles à responsabilité limitée ou EARL ;
- des auto-entrepreneurs ;
- des groupements agricoles d’exploitation en commun ou GAEC ;
- des sociétés au nom collectif ou SNC.
En fait, les artisans et les professionnels libéraux n’ont pas besoin de ce document. Ces derniers doivent uniquement présenter leur numéro SIREN afin de justifier leur activité. Les micro-entrepreneurs qui font une activité commerciale doivent obligatoirement s’immatriculer au RCS au plus tard 15 jours après la création de son entreprise. Par contre, les entreprises individuelles ont uniquement besoin de présenter leur extrait K. En fait, ce dernier ne dispose pas de la signature du greffier du tribunal de commerce. Par conséquent, il s’agit d’un document informatif, mais pas d’un acte authentique.
Qui vérifie l’exactitude des informations contenues dans l’extrait Kbis ?
C’est le greffier du tribunal de commerce qui procède à la vérification.
Quelles sont les mentions qui figurent sur l’extrait Kbis ?
Voici les différents éléments inscrits sur l’extrait Kbis :
- le nom du greffe d’immatriculation ;
- la date de mise à jour du document ;
- les différents numéros de votre entreprise comme le numéro d’identification (Siren) ;
- le code APE ou NAF ;
- la forme juridique ;
- le capital social ;
- le siège social ;
- la durée d’existence de l’entreprise ;
- la durée prévue de l’activité ;
- la description de l’activité de l’entreprise ;
- les établissements secondaires ;
- le site Internet ;
- les informations concernant le dirigeant principal, des commissaires aux comptes et des administrateurs : nom, prénom, date et lieu de naissance, fonction, nationalité, etc. ;
- la référence des autorisations obligatoires en ce qui concerne les professions réglementées ;
- l’existence ou non d’une procédure collective à l’encontre de l’entreprise ;
- le récapitulatif des décisions du tribunal de commerce concernant les procédures collectives : liquidations judiciaires, redressements, sauvegardes.
Faire une demande d’extrait Kbis : comment procéder ?
Si votre entreprise est immatriculée en France, vous devez faire votre demande auprès du greffe du tribunal de commerce. Voici les étapes à suivre pour obtenir ce document :
- rendez-vous sur le site infogreffe.fr ;
- renseignez le numéro SIREN / SIRET de votre société dans la barre de recherche ;
- trouvez le nom de votre société dans la liste qui s’affiche ;
- appuyez sur le bouton « kbis. Achat Express », puis sur « voir les documents officiels » ;
- cochez l’option de réception qui vous convient (par mail ou par courrier) ;
- cliquez sur « terminer ma commande » ;
- commandez votre Kbis ;
- remplissez les informations demandées : nom, prénom, nom de la société, adresse sociale, complément d’adresse, code postal, ville, pays, adresse électronique ;
- cliquez sur « passer à l’étape 2 » ;
- sélectionnez le mode de paiement (par carte bancaire, par carte prépayée, etc.), ensuite, procédez au règlement.
L’extrait Kbis est délivré entre 3 à 7 jours après le dépôt de votre dossier auprès du greffe du tribunal de commerce. Toutefois, cette durée peut être allongée durant les jours fériés ou les périodes de vacances.
Comment modifier le document ?
Vous devez modifier le contenu du Kbis dans les cas suivants :
- augmentation de votre capital social ;
- changement de logo, de dénomination sociale, de dirigeant ;
- modification de forme juridique ;
- mis à jour de l’objet social ou de la date de clôture de l’activité.
Pour ce faire, vous devez vous rendre sur le site officiel de l’infogreffe, connectez-vous en indiquant votre identifiant et votre mot de passe, puis changez les informations concernées. Ensuite, téléchargez les justificatifs et signez électroniquement le document.
Quelles sont les sanctions obtenues si vous ne disposez pas d’extrait Kbis ?
Si vous ne disposez pas d’extrait Kbis, le juge commis à la surveillance du RCS a le droit de vous forcer à faire une demande auprès du greffe du tribunal de commerce. En plus de cela, vous serez peut être amené à verser des astreintes de retard jusqu’à l’obtention du document. Si vous avez volontairement choisi de ne pas immatriculer votre entreprise, vous devez payer une amende allant jusqu’à 45 000 euros avec un risque d’emprisonnement de 3 ans.
Combien coûte l’extrait Kbis ?
Cela varie en fonction de l’option de réception choisie :
- par mail ou par téléchargement : 3.53 euros ;
- par courrier : 3.91 euros ;
- au greffe : 2.82 euros.
Comment obtenir un Kbis gratuitement ?
Depuis 2019, il est désormais possible d’obtenir un Kbis sans dépenser de l’argent, grâce au portail Monldenum. Pour procéder, rendez-vous sur monidenum.fr, confirmez votre identité, puis accédez à votre espace numérique. Il convient de noter que le document obtenu sur ce site dispose de la même valeur juridique qu’un Kbis délivré par le tribunal de commerce.
