À l’heure de la transition numérique, la plupart des entreprises ont décidé d’opter pour un logiciel de facturation afin d’automatiser certaines tâches de la comptabilité, à commencer par l’enregistrement des factures des fournisseurs et l’édition des factures des clients. Mais nous allons voir qu’au-delà de la matérialisation des factures, ces logiciels incluent bien d’autres fonctionnalités très utiles.
La dématérialisation des documents comptables
D’abord, nous venons d’évoquer la dématérialisation des factures. Cela consiste à scanner ses factures de fournisseurs ou de clients et à les numériser. Aujourd’hui, les éditeurs vont beaucoup plus loin, car au-delà du fait de créer une copie numérique du document, ils incluent une technologie de lecture automatique des documents (LAD), et surtout une technologie de reconnaissance des caractères (OCR). Au moment de la dématérialisation de votre facture, le logiciel intelligent va reconnaitre sa provenance, sa destination et va récolter un certain nombre d’informations pour l’archivage et la planification des paiements et des revenus. Ces deux technologies vont permettre de dématérialiser tous les documents comptables.
Des logiciels Saas
Les logiciels Saas sont des solutions informatiques hébergées par le fournisseur ou l’éditeur. On y accède en se connectant à un espace depuis n’importe quel poste et depuis n’importe quel lieu. Chaque utilisateur dispose de son accès confidentiel afin de sécuriser les connexions. Chacun peut enregistrer, traiter et classer ses documents comptables depuis son espace personnel. Cela permet de communiquer des interventions en temps réel et d’éviter les erreurs.
Les rapports et les statistiques détaillés de la comptabilité
Aujourd’hui, l’intérêt d’investir dans un logiciel de compta Saas, c’est de pouvoir profiter d’un certain nombre de fonctionnalités intéressantes comme les outils de reporting par exemple. Au fur et à mesure de l’enregistrement de vos documents comptables, vous pourrez accéder en temps réel à tous les chiffres et à toutes les statistiques en temps réel.
La création des alertes et la génération automatique des rappels
Là encore, les logiciels de comptabilité vont aussi être très utile pour gérer le règlement de ces factures et de mieux prévoir les rentrées et les sorties d’argent par l’intermédiaire de rappels et d’alertes. Vous avez un fournisseur à régler, vous serez au fait de toutes vos échéances de paiement et vous éviterez les problèmes d’impayés. Lorsque la facture d’un client arrivera à échéance, le logiciel génèrera seul les lettres de relances. L’automatisation de ces tâches permet de gagner beaucoup de temps sur la gestion courante de la comptabilité. Pour les grandes entreprises, cela permet d’améliorer les performances de votre service de comptabilité. Pour les petites entreprises qui n’ont pas de service dédié, cela facilite beaucoup de choses.
