La Poste a lancé son service de courrier numérique sécurisé digiposte auprès du grand public. Cette décision fait suite à la décision de l’opérateur d’expérimenter le service auprès d’une sélection de particuliers et d’entreprises dans le cadre d’une phase de test de plusieurs mois. La solution a été choisie par plusieurs grandes entreprises en France pour la gestion de leurs documents professionnels.
Présentation du service digiposte du groupe la poste
Pour faciliter les tâches de suivi administratif des particuliers et des professionnels, La Poste a lancé en 2011 un service en ligne appelé « digiposte « . Pour les entreprises, la gestion des documents passe de plus en plus par le Web et les solutions de stockage en mode SaaS. Ce coffre-fort numérique permet de centraliser et d’organiser les documents électroniques tels que :
- les factures ;
- les fiches de paie ;
- les pièces justificatives ;
- les documents numérisés, etc.
Il peut les archiver ou les transmettre en toute sécurité. Digiposte constitue une offre complète pour assurer une gestion aisée de ses documents et gagner un temps précieux au quotidien. Pour les professionnels, cette application innovante peut servir à contrôler leurs coûts, tout en développant un nouveau canal de communication avec leurs clients, leurs fournisseurs ou même leurs employés.
Comment activer son compte digiposte ?
Pour créer un compte Digiposte, il faut simplement remplir le formulaire d’inscription sur le lien d’inscription sécurisé Digiposte. Vous devez seulement entrer votre adresse électronique, votre prénom et votre nom (il faut avoir un âge supérieur à 15 ans ou avoir une permission parentale). Vous devez ensuite activer votre compte Digiposte. Après avoir créé un coffre-fort Digiposte, vous recevrez un courriel d’activation dans votre boîte de réception. Pour terminer l’inscription, vous devez impérativement appuyer sur le bouton » Confirmer mon adresse e-mail « . En cas d’absence de cet e-mail dans votre boîte de réception, il faut vérifier votre courrier indésirable (ou spam). En revanche, malgré cette vérification et à défaut de recevoir cet e-mail, vous pouvez contacter le service clientèle. La procédure de création d’un compte Digiposte est totalement gratuite. Télécharger l’application mobile est aussi sans frais. Afin d’avoir accès à votre compte digiposte, vous devez simplement entrer votre adresse e-mail et un mot de passe confidentiel à 6 caractères en utilisant ce lien : https://moncompte.laposte.fr/.
Quels sont les documents que je peux stocker sur ce compte ?
Digiposte utilise des technologies de sécurisation des échanges pour assurer la confidentialité des flux numériques sauvegardés et partagés. Digiposte offre la garantie de la protection de l’identité de l’expéditeur et du destinataire, et de la préservation de l’intégrité des messages émis.
Les différents types de documents
Vous pouvez stocker différents types de documents dans votre Coffre Digiposte :
- vos e-mails et pièces jointes archivés depuis votre Webmail ;
- vos courriers numériques (bulletin de paie, factures, relevés, etc.) ;
- reçus d’organismes et e-commerçants directement dans votre coffre ;
- vos documents personnels scannés ou importés.
Il est possible de déposer tous types de documents dans votre coffre-fort Digiposte. La taille du document ne doit pas dépasser 100 Mo. Seuls les fichiers au format PDF et image pourront être visualisés par le lecteur numérique Digiposte.
Pour les documents sécurisés
En fait, il est préférable d’utiliser ce stockage pour la sauvegarde et l’accès en ligne aux documents protégés. Par exemple, la copie de documents ou d’éléments importants tels que des factures ou des contrats. Chaque document sera protégé en toute sécurité. L’ajout d’un document peut se faire directement en cliquant et en naviguant depuis l’Explorateur Windows vers Digiposte. Elle peut également être le résultat des autorisations accordées par l’utilisateur au fournisseur (fournisseur d’électricité, de téléphone, etc.). L’autorisation est effectuée sur le site officiel du fournisseur et au nom de la personne concernée. Après avoir vérifié l’autorisation, les documents sont automatiquement ajoutés lors de l’édition. Un autre avantage non négligeable de Digiposte réside dans la possibilité de fournir au tiers tous les documents nécessaires à la création de votre dossier.
Durée de conservation des données
Tout document déposé dans Digiposte a une durée de vie de 50 ans. Il peut être supprimé avant cette date dès le moment où il n’est plus utile. En cas de décès du titulaire d’un compte Digiposte, celui-ci peut déléguer ses droits à une personne de confiance à tout moment de son vivant.
Digiposte : quels sont les avantages de ce service ?
Praticité considérable et optimisation importante
Le rythme rapide du monde numérique exige que les entreprises intègrent régulièrement des outils et des fonctionnalités pertinents pour répondre aux demandes populaires. Par conséquent, le monde passe de l’approche traditionnelle des opérations commerciales à l’utilisation de la technologie moderne. L’un des changements ayant eu lieu concerne la boîte aux lettres virtuelle. Ce type de boîte aux lettres est numérisé et unique. Cette solution donne la possibilité aux entreprises d’accéder à leur courrier postal depuis n’importe quel endroit. Avec digiposte, il est possible d’accéder à tous les fichiers stockés à tout moment et de n’importe où. Ce service conserve tous les fichiers sur des serveurs distants accessibles via Internet. Digiposte enregistre tous les fichiers en toute sécurité au moyen d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Seule la personne authentifiée peut y accéder en utilisant un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les données et les fichiers étant stockés à distance, vous pouvez effectuer une sauvegarde au lieu de tout stocker sur votre ordinateur. Un autre avantage réside dans la possibilité de partager des fichiers avec d’autres personnes. Pour le faire, il faut placer les fichiers dans un dossier destiné à être partagé avec des utilisateurs spécifiques ou le grand public.
Sécurité, gain de temps et d’argent
La société professionnelle de stockage en cloud offre généralement une sécurité des données bien meilleure et supérieure à celle accessible aux petites entreprises par leurs propres moyens. Elle propose un stockage de données protégé par un mot de passe. Les données sont ensuite envoyées sur Internet à l’aide d’une technologie de cryptage. Cela garantit le respect des normes de sécurité les plus élevées. Vous ne payez que pour la quantité de stockage nécessaire. Pour les entreprises en croissance, l’opérateur de cloud est en mesure de répondre à la croissance correspondante de vos besoins de stockage de données. Il vous suffit d’étendre la quantité de stockage disponible en modifiant le montant de votre abonnement. De même, en cas de diminution de votre activité, vous pouvez opter pour un espace de stockage moins important à un tarif réduit. En utilisant le stockage en cloud, le risque de défaillance du système est réduit du fait de l’enregistrement et de la sauvegarde de toutes les données sur un support externe, souvent situé à des milliers de kilomètres de chez vous. Cela vous évite de devoir récupérer des données coûteuses à la suite d’un dysfonctionnement trop fréquent du disque dur. Le fournisseur de services en cloud automatise le processus de sauvegarde pour vous. Il n’est donc pas nécessaire de sauvegarder vous-même vos données sur un support externe. Vous économisez ainsi du temps et des efforts.
A qui s’adresse le service digiposte ?
Une solution efficace pour les particuliers
Digiposte est une solution 3 en 1 pour recevoir, archiver et partager des documents. Les particuliers peuvent s’en servir pour centraliser les documents de leur choix dans un seul espace en ligne sécurisé et plus particulièrement les documents sensibles / juridiques soumis à un délai de conservation (factures, relevés bancaires, actes notariés). Grâce à une boîte aux lettres électronique, vous pouvez également recevoir des documents envoyés par les expéditeurs de votre choix avec la même valeur qu’un original papier. Ces derniers peuvent être votre employeur pour vos fiches de paie, votre banque pour vos relevés bancaires, vos fournisseurs et opérateurs pour les factures, etc. Par conséquent, cette application est bien plus qu’un simple coffre-fort électronique.
Un service de gestion et de partage de documents pour les entreprises
Digiposte offre aussi l’occasion aux entreprises de gérer tout ou partie de leur flux de documents par voie électronique. Elles peuvent envoyer des documents au format numérique à plusieurs destinataires, avec la même valeur qu’un original papier. Ainsi, digiposte vise à simplifier la communication des documents entre l’entreprise et ses différents destinataires comme les collaborateurs, clients ou fournisseurs.
