Les ressources humaines en pleine mutation sont amenées à digitaliser leurs processus afin de gagner en productivité. Pour cela, la gestion RH impose de regrouper les informations dans un seul système qui est le SIRH. C’est l’une des artères de l’organisation interne de l’entreprise. La direction des ressources humaines DRH joue un rôle important dans la vie et le bon fonctionnement des entreprises. Les outils informatiques RH sont nécessaires pour tenir le rang dans un univers concurrentiel et internationalisé des entreprises.
Définition du SIRH
Présentation
Un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) est un système gérant un ensemble de briques logicielles permettant d’automatiser un certain nombre de tâches liées à la gestion des ressources humaines et d’en assurer le suivi. Les ressources humaines de l’entreprise ont pour objectif la gestion administrative du personnel de l’entreprise, de son pilotage et de son évolution professionnelle. C’est un système intégrant plusieurs logiciels, permettant de gérer un certain nombre de fonctions des ressources humaines. Selon la solution mise en place par l’entreprise, le SIRH peut couvrir la gestion de la paie, l’évolution des carrières ou encore la formation et le recrutement. Un SIRH se compose de plusieurs modules tels que :
- La gestion du personnel
- La gestion de la paie
- La gestion du temps
- La gestion des congés et des absences
- Le suivi des indicateurs RH
- La gestion des compétences et des talents
- La gestion sociale
Les différents types de logiciels
Ce sont les meilleurs logiciels SIRH pour PME- PMI
- En mode Saas : le logiciel mode Saas ou Software as a Service permet une utilisation légère. Vous pouvez accéder à la plateforme via une connexion internet. L’hébergement se fait chez l’éditeur pour mieux protéger et favoriser le respect du RGPD.
- En mode ASP (Application Service Provider) : il présente les mêmes avantages que le mode Saas comme l’hébergement des données chez l’éditeur, une forte sécurisation via des serveurs privés, adaptable et accessible via une connexion internet.
- En mode on-permise : c’est le format le plus répandu qui consiste à installer le logiciel directement dans les locaux de l’entreprise. L’hébergement se fait sur des serveurs internes en payant des licences.
Les avantages du SIRH pour votre entreprise
Le principal intérêt d’un SIRH est la simplification et l’optimisation des missions de la fonction ressources humaines. Les modules mis en place ont des avantages majeurs :
Automatisation des process
Un SIRH permet d’automatiser des fonctions basiques, telles que les bulletins de paie et la gestion du planning qui permettent au service RH une gestion de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Optimisation des RH
Les informations relatives aux ressources humaines sont regroupées pour limiter les risques d’erreurs ou d’oubli.
Amélioration du suivi
Des tableaux de bord et d’autres outils de reporting sont générés par les modules SIRH. Les indicateurs permettent au service RH d’avoir un suivi optimal de la gestion globale de l’entreprise pour faciliter la prise de décision.
La responsabilisation des salariés
Certains modules sont consultables et éditables par les salariés. Les collaborateurs peuvent devenir des acteurs de la gestion administrative en effectuant des demandes de formation.
Quand mettre en place un SIRH ?
En premier lieu, établir un cahier des charges est une étape indispensable pour éviter une déconvenue à la livraison et la mise en place de votre outil. Apres avoir établi le cahier de charges, il est impératif de mettre en place un planning comprenant plusieurs deadlines, selon les objectifs et les étapes qui ponctuent le projet. Il faut en général entre 6 et 24 mois entre un premier benchmark et le déploiement de la solution RH choisie.
Comment mettre en place un SIRH ?
Pour mettre en place un SIRH, il faut suivre les étapes clés suivantes :
Définir le périmètre du projet
Cette étape consiste à réaliser un audit sur les processus et les pratiques applicables en gestion de projet. Avant la mise en place du SIRH, il faut assurer la mobilité des acteurs et la connaissance des attentes de tous collaborateurs de ce nouveau dispositif. Il faut également définir les fonctionnalités dont une entreprise a besoin comme les gestions des congés, des absences, des notes de frais.
Constituer la bonne équipe pour le projet SIRH
Avoir une bonne équipe est important pour piloter le projet SIRH. Votre équipe doit être composée des membres de la direction de ressources humaines, de la direction de l’entreprise et du budget alloué au projet. Pour vous aider à déployer les outils nécessaires pour le projet, vous devez intégrer la direction des systèmes d’informations DSI. En effet, pour mettre en place un SIRH, il faut avoir des connaissances à la croisée entre plusieurs disciplines, à la fois légales, techniques et opérationnelles.
Etablissement du budget et mise en place d’un rétro planning
Choisissez avec soin le responsable qui pilotera votre projet, une personne ayant la capacité de mener une équipe et un bon interlocuteur entre le service RH et l’éditeur du SIRH. Il se chargera de respecter le budget qui doit être travaillé avec minutie. Le retro planning est important pour avoir un suivi budgétaire précis.
Opter pour le logiciel SIRH le plus adapté
Choisissez un logiciel qui correspond à vos besoins et à vos attentes, tel qu’un logiciel populaire qui facilitera la mobilité, grâce à une accessibilité sur différents support.
Communiquer sur le projet
La mise en place du projet créera des modifications dans les habitudes de travail sur les actions comme les congés payés, la paie, etc. Aussi, il faudra prévoir un important plan de communication dans le but de promouvoir le nouvel outil et faire adhérer vos collaborateurs à l’utilisation du logiciel.
