Nous cherchons tous des moyens de gagner un peu de temps dans nos emplois du temps chargés. Que vous utilisiez ce temps libre pour faire du travail supplémentaire, rattraper votre sommeil ou passer du temps avec la famille, c’est vous qui décidez.
Voici trois conseils de productivité populaires que nous avons utilisés récemment :
Signalez vos PDF
Les longs documents peuvent devenir lourds et difficiles à digérer. Une table des matières approfondie ou un index peuvent aider, mais ces ressources traditionnelles sont orientées vers l’impression plutôt que vers la lecture à l’écran. Comment pouvez-vous rendre vos documents numériques un peu plus digestes ?
Pour les PDF, une réponse est d’utiliser des signets. Situés dans l’onglet des signets à gauche de l’écran, les signets vous permettent de créer une table des matières numérique qui fera sauter les lecteurs vers des pages ou des sections particulières d’un document d’un simple clic.
Utilisez des modèles bureautiques
Lorsque nous avons un document que nous réutilisons fréquemment, notre habitude tend à être de trouver une version antérieure, de la dupliquer et de la mettre à jour pour refléter l’affaire en cours. Bien que cela fonctionne, c’est fastidieux et présente de nombreuses opportunités d’erreurs.
Une solution facile est incluse sur Microsoft Office : les fichiers modèles. Plutôt que de créer un document fini et de le modifier à chaque fois que vous en avez besoin, vous créez plutôt un modèle presque fini. Il peut s’agir d’une lettre dont les noms et adresses ont été laissés en blanc ou d’un accord dont certaines clauses ont été laissées en blanc.
Dans tous les cas, en enregistrant le document (Word, Excel, PowerPoint) en tant que modèle plutôt qu’en tant que document typique, vous pourrez double-cliquer dessus à l’avenir pour générer un document entièrement nouveau et propre qui inclut la langue ou le contenu que vous avez prédéfini dans le modèle.
Améliorez les réunions
Ayez un objectif spécifique pour chaque réunion. Idéalement, vous devriez sortir de chaque réunion en pouvant pointer du doigt un accomplissement spécifique comme un document qui a été ébauché, un plan d’action préparé, un client en colère apaisé. Assurez-vous que vos propres engagements en termes de temps sont correctement reflétés dans votre calendrier et dans celui de vos collègues. Cela facilitera considérablement la planification des réunions, car les autres membres du cabinet ou de l’organisation pourront facilement identifier les temps libres communs. Pour les réunions impliquant des personnes externes, en particulier plusieurs personnes non liées, envisagez d’utiliser un outil de planification de réunion comme Doodle.
